Geographic Locations
The history of Poland and neighboring countries is complex and genealogical records from these locations are sometimes hard to understand or document. We may have birth records entered in Latin, in an area that was under German rule and which kept German language records, but which is now part of modern Poland. This FAQ addresses how to enter geographic locations in a consistent and manageable way.

1. The geographical location should be entered using current (modern) place names using the main language of the country being documented. Thus we write "Polska" instead of "Poland" and "Warszawa" instead of "Warsaw".

2. Non-latin languages (e.g. Cyrillic) may be used and the "romanized" or latin-alphabet version of the name may also be entered.

3. If the native language name is not known or if it is not possible to type, use the English name as the default.

4. The hierarchy of names is important and all entries should follow the hierarchy for the country being documented.

For Poland the hierarchy is this:

miasto, gmina, powiat, województwo, Polska

For the United States the hierarchy is this:

City, County, State, USA

If some entries in the hierarchy are not known, leave a space. For example, do not enter "Warszawa, Polska" but instead enter "Warszawa, , , , Polska".

5. Please document the original names, as found in the birth certificates or other documents, in a Note attached to the geographic place. Add any other information of interest in the Note (change of name, lat/long coordinates, etc.).

6. Additional hierarchic levels may be added as needed (e.g. a church or cemetery location within a city): Holy Trinity Church, Chicago, Cook, Illinois, USA.
Lokalizacja Geograficzna
Historia Polski i krajów ościennych jest bardzo złożona, dlatego zapisy genealogiczne z tych terenów są czasami trudne do zrozumienia lub udokumentowania. Metryki (akty urodzenia, śmierci lub ślubów) są czasami pisane po łacinie, a także po niemiecku (na terenach będących kiedyś pod administracją niemiecką, a obecnie należących do Polski) i rosyjsku (na ziemiach administrowanych przez Rosję). Z tego powodu, by móc zlokalizować miejscowość, należy:

1. Wprowadzając zapisy odnoszące się do nazw geograficznych należy je wykonywać w języku używanym współcześnie na danym terenie. Piszemy więc: "Polska", a nie "Poland"; "Warszawa" nie "Warsaw".

2. Można używać pisowni niełacińskiej (np. cyrylicy), a także używać wersji "łacińskiej".

3. Jeśli język urzędowy nie jest znany lub brak jest odpowiedniej czcionki używamy pisowni angielskiej.

4. Kolejność zapisów w lokalizacji geograficznej jest ważna, dlatego wszystkie powinny zachowywać określone poniżej reguły.

Dla Polski:

miasto, gmina, powiat, województwo, Polska

Dla Stanów Zjednoczonych:

City, County, State, USA

Jeżeli nie znamy, któregoś z wyżej wymienionych elementów zapisu, pozostawiamy wolne miejsce, np.: "Warszawa, , , , Polska". Nie wprowadzamy zapisu: "Warszawa, Polska".

5. Orginalne nazwy z metryk lub innych dokumentów, jeżeli różnią się od obecnie używanych, zapisujemy w "Notatkach". Tam także dodajemy inne istotne informacje (zmiana nazwiska, długość/szerokość geograficzna, etc.).

6. W razie potrzeby możemy dać dodatkową lokalizację, np. położenie Kościoła lub cmentarza w mieście (przykładowo: Holy Trinity Church, Chicago, Cook, Illinois, USA).
GPS Coordinates
The GEDCOM 5.5.1 Draft Standard has provisions for the entry of GPS coordinates associated with place names.

The GEDCOM file data looks like this:

2 PLAC Placename
3 MAP
4 LONG Longitude
4 LATI Latitude

For example, here is an actual entry:

2 PLAC Cmentarz Powązkowski, Warszawa, Warszawa Wola, Warszawa, Mazowieckie, Polska
3 MAP
4 LONG E20.969759
4 LATI N52.250241

Only the entry of decimal degrees (dd.ddddd) is provided for in the standard. Other notations, such as DD MM SS, are not permitted.

At the moment, the only way to enter such data is a "RAW GEDCOM Edit", a procedure which is difficult and must be done very accurately.

It is suggested that until the user interface is available such information be placed in a Note field instead.